Как структурировать свой день, чтобы меньше нервничать

Если вы не контролируете свое расписание, оно будет контролировать вас.

Несмотря на то, что в конце туннеля пандемии есть свет, хронический стресс по-прежнему правит. Те из нас, кому посчастливилось найти работу, работают усерднее, чем когда-либо; анализ писем 3.1 миллиона людей обнаружили , что блокировка была увеличена продолжительность рабочего дня в среднем почти на час.

Повсеместная неопределенность мешает нам сосредоточиться. Из-за недостатка внимания все занимает больше времени, поэтому мы работаем больше, но делаем меньше. К счастью, есть более эффективные стратегии борьбы с тревогой и истощением, чем попытки убедить себя, что мы знаем, что нас ждет.

По иронии судьбы, одна из таких стратегий — планирование . Не поймите меня неправильно; Я действительно думаю, что планы, которые мы строим сегодня, завтра часто бесполезны. Но даже если наши планы могут оказаться неосуществимыми, процесс планирования необходим. Планирование создает контекст и структуру для нашей повседневной деятельности. Это дает нам прочную основу для адаптации к новому и незапланированному будущему.

Вот как составить план, который поможет вам найти больше внимания, потока и продуктивности в наступающем году.

Шаг 1. Пусть ваши приоритеты будут лидировать

Когда будущее неопределенно, нам нужно, чтобы наши приоритеты были для нас все время совершенно очевидными. В противном случае мы будем крутиться вокруг задач, которые могут быть приоритетными для других, но не для нас, или которые могут быть легко выполнены, но не так важны. Без четких приоритетов мы часто оказываемся перегруженными всем, что нам нужно сделать. Чтобы этого избежать, нам нужно определиться с нашими главными приоритетами, а затем тратить 95% нашего времени на только эти действия, как можно больше говоря «нет» всему остальному.

Чтобы дать вам представление о том, как это сработало для меня, вот пять моих главных приоритетов в порядке важности:

1. Поддержание собственного здоровья и счастья, чтобы я не был настолько истощен или перегружен, что ставил под угрозу другие мои приоритеты. 
2. Забота о моей семье, доме и самых близких друзьях. 
3. Написание (и исследование) о редизайне работы.
4. Коучинг и обучение (включая выступления).
5. Возвращение в свои многочисленные сообщества.

Я трачу 95% своего времени на эти главные приоритеты, оставляя около пяти часов в неделю на другие дела — остальные 5% — на то, что не является реальными приоритетами, но часто необходимо делать. В большинстве дней мои 5% времени в основном тратятся на ответы на электронные письма и выполнение административной работы, не связанной с вышеуказанными приоритетами.

Шаг 2. Создайте структуру для себя

Один из важных ключей к продуктивности и стабильности в этот сумасшедший век — это создать структуру для себя. Если вы работаете из дома, но скучаете по офису (или даже по дороге на работу), возможно, вам не хватает структуры, которую использовало рабочее место: четкое начало и конец рабочего дня, встроенные перерывы, время для общения. Если привычный распорядок дня, в который вы попали во время пандемии, вам не подходит, создайте такой, который будет работать.

Создайте свой «идеальный день». Начните с разработки своего идеального дня. Все привычки, которые я пытаюсь завести или продолжать повторять ежедневно в моем расписании: чтение, упражнения, медитация, уборка — даже измерение моих привычек . Некоторые из моих рутинных задач выполняются только раз в неделю, но они также автоматически повторяются в моем расписании. (Например, каждую пятницу после обеда я занимаюсь бухгалтерией, и это уже есть в моем шаблоне планировщика .)

Прежде чем я установил свой идеальный день, я постоянно договаривался с самим собой о том, когда я буду делать то, что мне нужно делать. Что делать: до или после завтрака? Стоит ли принимать душ во время обеда, чтобы прервать день? До пандемии я, вероятно, никогда бы не подумал об этом — у меня были действующие распорядки, которые работали. Однако теперь возможности безграничны.

Принятие решений, даже таких маленьких, как эти, нагружает ту часть нашего мозга, на которой нам нужно сосредоточиться, и расходует необходимую нам энергию на более важные дела. А в наши дни часто не хватает внимания и энергии. Лучше один раз решить .

Даже если ваша работа менее гибкая и большая часть вашего дня уже занята, это все равно может помочь составить четкий распорядок дня и отхода ко сну. Постарайтесь включить в свой график занятия, которые, как правило, не выполняются, если вы явно не выделяете для них время, например упражнения и пауза, чтобы расслабиться.

Предварительное решение о том, когда мы будем выполнять рутинные задачи, также помогает нам выработать новые привычки и сокращает наш список дел. В течение многих лет у меня были повторяющиеся задачи, такие как «депозитные чеки», «очистка электронной почты» и «планирование еды на неделю» как повторяющиеся задачи. Это напрасно увеличивало мой список задач, добавляя к моему чувству подавленности. Теперь, поскольку я знаю, когда буду выполнять эти повторяющиеся задачи, мне не нужно записывать их или придираться, чтобы их выполнить.

Шаг 3. Используйте временную блокировку и группировку задач

Я веду онлайн-календари и списки задач, но я предпочитаю планировать каждый день на бумаге каждое утро. Это может показаться излишним, но это помогает мне ясно видеть мои приоритеты на день и дает мне структуру, необходимую для того, чтобы сосредоточиться на них.

Когда вы планируете конкретный день, начните с добавления встреч и встреч в свое расписание. Это поможет вам увидеть, сколько времени у вас есть на проекты и задачи. Затем выделите время для ваших первоочередных задач. Это метод управления временем, называемый блокировкой времени.

Затем выделите в календаре время для небольших задач. То, что я называю «элементами действия», — это задачи, каждая из которых занимает около 20 минут; если у меня будет час работы, я знаю, что могу вычеркнуть три из них из своего списка. «Быстрые задачи» занимают около пяти минут; если у меня есть полчаса, я могу сделать около пяти. Подобное группирование похожих задач называется «пакетной обработкой задач», и это обеспечивает дополнительную эффективность.

Теперь расслабься

Вы когда-нибудь просыпались из-за незавершенного проекта, из-за письма, которое вы забыли отправить, или из-за встречи, которую у вас не было возможности запланировать? Затяжные дела истощают нашу энергию и мешают сосредоточиться (а иногда и спать). Оказывается, нам просто нужно сказать нашему мозгу, когда мы будем делать то, что нам нужно, чтобы они не приставали к нам.

Раньше исследователи думали, что это низкое беспокойство о незавершенных задачах было нашим подсознанием, пытающимся добиться результата, напоминая нам о том, что нам еще нужно сделать. Вера заключалась в том, что напоминания — или отвлекающие мысли и заботы — будут сохраняться до тех пор, пока задача не будет выполнена.

Но исследования показывают, что простое составление плана решения незавершенной задачи имеет огромное значение для нашей способности сосредотачиваться. Дело не столько в знании того, что нужно сделать, сколько в том, чтобы решить, когда это делать. Когда мы не знаем, когда и как мы закончим дела в наших списках задач, наши мысли обычно будут блуждать от нашей текущей задачи к нашим невыполненным задачам; это называется «эффектом Зейгарник». Как выясняется, наше подсознание не обязательно требует от нас выполнить эту невыполненную задачу прямо сейчас, а скорее, чтобы составить план того, когда мы ее выполним.

Чтобы справиться с этим, вы можете либо запланировать задачу в своем календаре, либо обозначить ее как элемент действия или быструю задачу. Кажется, это все, что нашему мозгу нужно что-то отпустить.

Когда у нас нет структуры, очевидных приоритетов и плана, отвлекающие факторы неизбежно возьмут верх. Другие люди (и электронная почта) диктуют наши списки дел. Таким образом, вместо того, чтобы вести бесконечный список дел, которые вы действительно (действительно!) Надеетесь выполнить в определенный день или неделю, эта простая система может помочь вам начинать каждый день с конкретного плана того, над чем вы будете работать и когда.

Вам не нужно постоянно выбирать, на чем сосредоточиться: просто следуйте своему расписанию.